Röviden irodáknak
- Tévhit: "Iroda, nincs balesetkockázat, nem kell papír." Téves.
- Speciális kötelezettség: képernyős munkahely-vizsgálat (50/1999. EüM rendelet).
- Tűzvédelem: az adott tűzvédelmi besorolástól függően kötelező.
- Átlagos elkészítés: 5-7 munkanap. Sürgős: 2-3 nap.
- Tipikus ügyfeleink: ügynökségek, IT-cégek, könyvelők, tanácsadók, coworking helyek.
1 Miért speciális az iroda?
Egy iroda kockázata első ránézésre minimálisnak tűnik: nincs nyílt láng, nincs élesgép, nincs vegyszer. Ez a benyomás csapja be a vállalkozók többségét. A jogi kötelezettségek azonosak a nagyobb kockázatú iparágakkal, csak a tartalom egyszerűbb.
Az iroda egyedi kötelezettsége a képernyős munkahely-vizsgálat. Az 50/1999. (XI. 3.) EüM rendelet előírja, hogy minden munkahelyen, ahol napi 4 óránál többet képernyő előtt dolgoznak, ergonómiai értékelést kell végezni. Monitor magassága, székbeállítás, billentyűzet pozíciója, megvilágítás. Ezt a hatóság gyakran ellenőrzi.
Egy budapesti ügynökség, egy debreceni IT-cég és egy nyíregyházi könyvelő iroda dokumentációja szerkezetében hasonló, de a részletek a tényleges munkavégzéshez igazodnak.
Foglalkoztatási Főosztály
Megyei kormányhivatalok. A munkavédelmi szabályzatot, kockázatértékelést, képernyős munkahely-vizsgálatot és az oktatási naplókat ellenőrzik.
Katasztrófavédelem
BM Országos Katasztrófavédelmi Főigazgatóság. A tűzvédelmi szabályzatot, tűzoltó készülékeket, kiürítési útvonalakat ellenőrzik. Ügyfélforgalmú irodánál fokozott figyelem.
Önkormányzat
Az iroda működési engedélyét az önkormányzat adja ki, ehhez kell a tűzvédelmi szabályzat. Bérelt irodánál a tulajdonos felelős az alapdokumentációért.
NAIH
Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság. Az adatvédelem külön kötelezettség, nem munkavédelem, de szintén minden irodának kell.
2 Az iroda dokumentációs csomagja
Az alábbi listát új irodák nyitásakor használjuk. Az 5-fős ügynökségtől a 30-fős IT-cégig az alapcsomag azonos, csak a részletek méretezettek:
Tűzvédelmi szabályzat + tűzriadó terv
A 101/2023. (XII. 29.) BM rendelet és a Ttv. 19. §-a alapján. Kis irodánál (50 fő/50 férőhely alatt) sokszor elég az általános (sablon) szabályzat; egyedi szabályzat ötvennél több munkavállaló, 50 fő feletti befogadóképesség vagy fokozott tűzveszély esetén kötelező. Iroda-specifikus tartalommal: szerverterem, papírraktár, vészkijáratok.
Munkavédelmi szabályzat
Az 1993. évi XCIII. törvény szerint. Az irodai változat egyszerűbb: ergonómia, képernyős munka, dohányzás-szabályozás, alkohol-tilalom.
Kockázatértékelés (általános + ergonómiai)
Hosszú ülő munka, képernyős terhelés, szem- és nyakfájdalom kockázata. Pszichoszociális rész is fontos: stressz, túlterhelés.
Képernyős munkahelyek vizsgálata
Az 50/1999. (XI. 3.) EüM rendelet kötelező eleme. Minden képernyő előtti munkahely egyedi felmérése: monitor, szék, asztal, megvilágítás. Évi felülvizsgálat.
Kiürítési számítás (50 fő felett)
50 fő befogadóképesség felett, vagy ha az iroda közforgalmú (ügyfeleket fogadsz), kötelező a kiürítési számítás az OTSZ alapján.
Villamosbiztonsági felülvizsgálat
Az MSZ 2364 / MSZ HD 60364 szabvány és az OTSZ (54/2014. BM rendelet) szerint; az ismétlési ciklus a besorolástól függ (alacsony kockázatnál jellemzően 6 évente, magasabbnál 3 évente). A szerverterem és a számítógépes infrastruktúra miatt különösen kritikus. Az érintésvédelmi vizsgálat a VBF szerves része.
Munkavédelmi és tűzvédelmi oktatás
Új belépő és évi ismétlődő oktatás, online formában is megtartható. Tűzriadó gyakorlat évente.
A pontos dokumentumlista az iroda méretétől, tevékenységétől, alkalmazotti létszámától és attól függ, hogy van-e ügyfélforgalom.
3 Mi történik egy ellenőrzésen?
Egy iroda ellenőrzése általában bejelentésre érkezik: vagy elégedetlen volt alkalmazott jelez, vagy egy versenytárs küld panaszt. Ritkábban szúrópróba-jellegűen is jönnek, különösen új irodáknál.
30 perc, megvagytok
Az ellenőr átnézi a szabályzatokat, kéri a képernyős munkahely-vizsgálatot, az oktatási naplókat, a tűzoltó készülékek nyilvántartását. Esetleg egy figyelmeztetés a kiürítési útvonalon álló dobozra. Ennyi.
Bírság és ergonómiai panaszok
A leggyakoribb hiányosság az irodáknál a képernyős munkahely-vizsgálat. Ha hiányzik, és egy alkalmazott szem- vagy hátpanasz miatt orvoshoz fordul, a foglalkozás-egészségügy igazolhatja a kapcsolatot a hiányzó vizsgálattal. Ez bírsággal, kártérítési igénnyel és reputációs kárral jár.
A különbség a két forgatókönyv között egy 15 perces ingyenes konzultáció. Ennyi idő alatt megmondjuk, mid van és mid hiányzik.
4 Időzítés és ütemezés
Egy iroda dokumentációja átlagosan így alakul időben:
Az iroda viszonylag gyorsan dokumentálható, mert kevesebb a helyszín-specifikus elem, mint egy étteremnél vagy műhelynél. Sok elem online formában is felmérhető (alaprajz, létszám, munkakörök leírása).
Új iroda nyitásakor érdemes egyből a teljes csomaggal indulni. A működési engedély beadásához kell a tűzvédelmi szabályzat, és a dolgozók felvételénél már az oktatási naplónak is léteznie kell.
5 100% hatósági garancia irodáknak
A "biztos jó lesz" gondolkodás veszélyes
Sok ügynökség és IT-cég azt hiszi, az iroda kockázata olyan kicsi, hogy nem éri meg foglalkozni vele. Egy ergonómiai per vagy egy hatósági ellenőrzés bírsága ezt a kalkulációt fejre állítja.
Ha bármelyik hatóság bírságot szab ki olyan dokumentumra, amit mi készítettünk:
- Visszafizetjük a teljes munkadíjat
- Megtérítjük a bírság összegét
Részletek és kizárások az ÁSZF-ben.
6 Tipikus irodás ügyfeleink
Az alábbi alkategóriákban vagyunk a leggyakorlottabbak:
- Ügynökségek és tanácsadók: marketing, PR, üzleti tanácsadás. 3-15 fő tipikusan.
- IT-cégek és szoftverfejlesztők: külön szervertermi villamosbiztonság.
- Könyvelő irodák és pénzügyi szolgáltatók: ügyfélfogadással, ezért kiürítési számítás is.
- Ingatlanforgalmazók: rendszeres ügyfélfogadás, nyitott ajtó.
- Marketing és kreatív cégek: gyakran nyitott terű iroda, ezért speciális ergonómia.
- Coworking helyek: az üzemeltetőnek a teljes csomag, a bérlőknek külön a saját alkalmazottaikra.
Ha a fenti listában nem szerepel a profilod, akkor is keress minket. Az irodai dokumentáció modulárisan adaptálható.
7 Gyakori kérdések irodásoktól
Új iroda? 15 perc és tudni fogod.
Mondd meg, hány fő dolgozik nálad és mekkora az iroda. Pontosan megadjuk, milyen papírok kellenek és mennyi idő alatt.
Hasznos cikkek a témában
Részletes, gyakorlati útmutatók ehhez a témához a blogunkról:
8 Hasonló iparágak
Ha nem iroda hanem más szolgáltatást indítanál, nézd meg az alábbi iparág-specifikus oldalakat: